Der Jahresabschluss setzt sich aus verschiedenen Dokumenten zusammen, die eine Einheit darstellen. Sie müssen nach dem Grundsatz der Klarheit verfasst werden, um ein wahrheitsgetreues Bild über das Vermögen, die finanzielle Situation und die Ergebnisse der Gesellschaft abzugeben. Die Dokumentation besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Geschäftsbericht.

Die Geschäftsführer sind verpflichtet, spätestens drei Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres den Jahresabschluss, den Geschäftsführungsbericht und den Vorschlag zur Gewinnverwendung des Unternehmens vorzulegen.

Sowohl der Jahresabschluss als auch der Geschäftsführungsbericht müssen von allen Geschäftsführern unterzeichnet werden.

Die Bilanz ist das fundamentale Buchführungselement eines Unternehmens. In ihr spiegelt sich exakt die ökonomische Situation bei Jahresabschluss am 31. Dezember des vorherigen Kalenderjahres wider. Der Inhalt der Bilanz gliedert sich in zwei grosse Teile, die Aktiv- und die Passivseite. Die Aktivseite drückt aus, welches Vermögen die Gesellschaft besitzt und welche Forderungen zu Gunsten der Firma bestehen. Die Passivseite gibt die Schuldensituation der Firma wieder.

In der Gewinn- und Verlustrechnung werden alle positiven oder negativen Resultate des Geschäftsjahres zusammenfasst und den Teilhabern vorgelegt. Gemäss des Handelsrechts wird neben einer separaten Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres auch das saldierte Ergebnis (Gewinn oder Verlust) dargestellt.

Der Geschäftsbericht ist eher ein literarisches als ein buchhalterisches Dokument, in dem eingehend beschrieben wird, wie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung entstanden sind. Diese Dokumente werden durch den Geschäftsbericht erweitert und vervollständigt.

Zur Verabschiedung des Jahresabschlusses ist eine Reihe von Schritten unerlässlich: Innerhalb der ersten Hälfte des folgenden Geschäftsjahres wird die oredentliche Hauptversammlung einberufen. Sie muss allen Anforderungen, Fristen und Veröffentlichungen Rechnung tragen, die das Gesetz zum Schutz der Teilhaber vorsieht.

Die Hauptversammlung verabschiedet per Mehrheitsentscheidung den Abschlussbericht.

Hinterlegung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses. Nach der Verabschiedung des Jahresabschlusses wird dieser mit jeweils einem Exemplar von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Jahresbericht im Handelsregister deponiert.

Der Registerführer überprüft, beglaubigt und registriert die Dokumente.

Die Dokumentation der Buchführung muss sechs Jahre im Handelsregister aufbewahrt werden und jedem Interessenten zugänglich sein.

Jeden ersten Werktag im Monat schicken die Registerführer eine Liste der Unternehmen, die ihrer Hinterlegungspflicht nachgekommen sind, an das Zentralregister An das Finanzamt ergeht eine Auflistung derjenigen Firmen, die eingetragen sind, aber die Abschlüsse nicht deponiert haben. Daraufhin kann das Finanzamt die Einleitung einer Steuerprüfung beschliessen.