Los Administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado de la sociedad.

Las cuentas anuales y el informe de gestión deberán ser firmados por todos los Administradores.

Es el elemento contable fundamental de la sociedad. En el se refleja con claridad y exactitud la situación económica general de la sociedad en el momento de su cierre; el 31 de Diciembre del año natural anterior. El contenido del balance se desglosa en dos grandes partidas: el activo y el pasivo. El activo expresa lo que la empresa tiene y lo que está a su favor (deudas de clientes, etc.). El pasivo por el contrario, expresa lo que la empresa debe o está en su contra.

Es el elemento contable que resume los resultados positivos o negativos de cada ejercicio social que se somete a los accionistas. Según el Código de Comercio, la cuenta de pérdidas y ganancias comprenderá también con la debida, separación, los ingresos y los gastos del ejercicio y, por diferencias, el resultado del mismo (beneficio o perdida).

Es más un documento literario que contable, dónde se explica detenidamente cómo se han llegado a formular el Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. La memoria completará, ampliará y contará el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Para que se produzca la aprobación de las Cuentas Anuales resulta indispensable seguir un procedimiento que consiste en:

Convocar a la Junta General Ordinaria, que ha de celebrase dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente a aquel que se somete a aprobación. Deberá ser convocada con los requisitos, plazos y publicidad que establece la ley en garantía de todos los accionistas.

La Junta deberá celebrarse con el quórum que para una u otra convocatoria señala la ley o el mayor que, en su caso, señalen los estatutos, dentro del que los asistentes decidirán por mayoría si aprueban o no las cuentas.

Una vez aprobadas las cuentas sociales, se procede a su depósito en el Registro Mercantil.

Se deberá depositar un ejemplar de cada uno de los elementos que integran las Cuentas Anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria). Verificado el depósito, por el Registrador Mercantil, éste realizará la calificación registral que será anotada en el Libro deposito de cuentas.

Los documentos contables deberán conservarse en el Registro Mercantil a disposición de todos cuantos quiera consultar durante el plazo de seis años.

El primer día hábil de cada mes, los Registradores mercantiles remitirán al Registro Central una relación de las sociedades que hubieran cumplido durante el mes anterior la obligación del depósito de las cuentas anuales. El Registro Mercantil envía a Hacienda una relación de las sociedades que están inscritas y que no han depositado sus cuentas. Hacienda puede decidir si eso ocurre al iniciar una inspección fiscal cuando no se depositan las cuentas por los administradores.