Ya puede olvidarse de los polvorientos y caóticos archivos de papel. Ha llegado la e-factura. Toda empresa española, independientemente de su tamaño o sector de actividad, cuenta con el amparo de un marco jurídico que da validez legal al intercambio digital de facturas electrónicas. La combinación del sistema de Intercambio Electrónico de Documentos, la firma digital y la factura electrónica, que cuenta ya con total validez legal, permitirá a miles de empresas evitar errores, rebajar los costes administrativos y ahorrar tiempo y reducción de problemas judiciales, y además es ecológica (no papel). El envío de este tipo de facturas es realmente sencillo, pero además de contener iguales datos que las tradicionales, deberán incluir la firma digital.

El proceso de facturación tradicional de una compañía exige dedicar importantes recursos humanos y materiales a esta tarea. La llegada de la factura electrónica con firma digital permite un ahorro de costes de entre dos y cinco euros por factura (la cantidad varía en función del volumen de facturas emitidas, la complejidad de la factura, el grado de automatización que emplee la empresa...) al eliminar por completo el papel, la impresión, los gastos de envío y el tratamiento manual –en el caso de la emisión de facturas– y los gastos de recepción, manipulación y almacenamiento para quien las recibe. Otros beneficios para las empresas son la reducción de errores en las solicitudes de compra y en la emisión de facturas, la actualización de catálogos internos de forma continuada y la optimización de procesos internos.

Para dar validez legal a una factura electrónica, tan sólo es necesario que esté firmada digitalmente, de forma que se garantice la seguridad de los datos y que éstos no hayan sido modificados (integridad), así como la identidad del emisor (autenticidad). Para que el sistema funcione, basta con la conformidad por parte del receptor de la factura. Los principales beneficios que traerá consigo la factura digital se resumen en dos bloques:

Reducción de costes
a. Ahorro de tiempo y personal en tareas que no aportan valor.
b. Mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos.
c. No necesitamos sellos, papel ni ensobrado.
d. Archivado de las facturas de forma electrónica, evitando archivar el papel.

Mayor disponibilidad de los datos
a. Transmisión electrónica (EDI)
b. Automatización e integración de los datos.
c. Los datos no contienen errores.
d. Integridad del contenido y seguridad de la identidad del emisor (muy difícil suplantar la identidad)

Las 3.600 empresas de gran consumo que emplean la factura digital en España se ahorran 29 millones de euros al año por la reducción de costes derivada de simplificar las tareas administrativas y eliminar los gastos de papel. Como características de la factura digital podemos resumirlas en:

Necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar.
Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que esté firmada digitalmente.
No es necesario estar autorizado por la Agencia Tributaria ni firmar ningún contrato.
Se suprime la homologación del software y las notificaciones. Como resultado se obtiene un sistema ágil y sin burocracia.
Se acepta cualquier medio de transmisión, esto es, a través de Internet o a través de un mensaje de correo. La única condición es que estén firmadas digitalmente. De esta manera garantizamos la identidad del emisor y que los datos son seguros y no han sido modificados por terceros.