La identificación tributaria es un código único, generalmente de carácter alfanumérico, utilizado con el fin de poder identificar inequívocamente a toda persona o sociedad que deba presentar declaraciones. Esta identificacion es llamada NIF en España y se emplea para tener un control y registro con fines administrativo-tributarios.

El espectacular aumento de las bases de contribuyentes en los países desarrollados o en vías de desarrollo durante la última parte del siglo XX, unido a la aparición de herramientas de gestión con capacidad para tratar y procesar grandes cantidades de datos, hizo que las administraciones tributarias comenzaron a asignar un número para depurarlo y corregirlo después, hasta lograr unos censos o padrones para recaudar impuestos, tasas, contribuciones especiales, etc., y en definitiva, para el sostenimiento de los gastos públicos. Es por ello que los Estados modernos han optado por asignar una identificación, a efectos tributarios, a todos y cada uno de sus contribuyentes, en forma de clave o código, por lo general, de carácter alfanumérico, en el que alguno de sus dígitos funciona como verificador de que los demás son correctos.

En el pasado mes de febrero de 2008, ha aparecido normativa española sobre la composición del nuevo Número de Identificación Fiscal para sociedades y entidades sin personalidad jurídica, que entrará en vigor el 1 de julio de 2008.

La composición del número de identificación fiscal (NIF) de las personas jurídicas y entidades sin personalidad incluirá:

a) Información sobre la forma jurídica, si se trata de una entidad española, o, en su caso, el carácter de entidad extranjera o de establecimiento permanente de una entidad no residente en España.
b) Un número aleatorio.
c) Un carácter de control.

A partir del 1 de julio de 2008, debe diferenciarse entre:

• Clave N, para entidades extranjeras.
• Clave W, para establecimientos permanentes de entidades no residentes.

Envío de "Cartas de comunicación relativas al NIF":

Durante el mes de junio de 2008, la Agencia Tributaria envió de forma centralizada "Cartas de comunicación relativas al NIF". El colectivo al que se envían las cartas se puede clasificar en:

Tipo 1. Entidades que no tienen que cambiar el NIF: incluye a aquellas entidades cuyo NIF es el mismo que les correspondería según la nueva normativa. En la carta se les comunica que el NIF que tienen asignado no va a ser modificado.

Tipo 2. Entidades que cambian el NIF: de acuerdo con lo indicado anteriormente, algunas entidades deben cambiar su NIF. La Agencia Tributaria va a realizar de oficio aquellas modificaciones de NIF que supongan un cambio de clave pero no de número ni de carácter de control.

Tarjetas acreditativas del nuevo NIF:

El 1 de octubre de 2008 la Agencia Tributaria cambiará de oficio los NIF que deban ser modificados y enviará por correo las correspondientes tarjetas acreditativas al domicilio fiscal de las entidades. Estas comunicaciones se envían con antelación para que las entidades y aquellos con los que se relacionen puedan adoptar las medidas necesarias para incorporar estos NIF en sus documentos, sistemas, etc. No obstante, debe tenerse en cuenta que los nuevos NIF sólo serán válidos a partir del 1 de enero de 2009, y por tanto, sólo deben utilizarse a partir de esa fecha.

Consecuencias de la asignación de un nuevo NIF:

Las entidades a las que se les haya modificado el NIF, deberán tener en cuenta lo siguiente:

• A partir del 1 de enero de 2009, el nuevo NIF deberá consignarse en todas las autoliquidaciones, declaraciones, comunicaciones y escritos que se presenten ante la Administración Tributaria, así como en todos los documentos de naturaleza o con trascendencia tributaria que se expidan, independientemente de que aquellos o éstos tuvieran su origen en operaciones realizadas con anterioridad.

• El nuevo NIF deberá comunicarse a terceros tales como registros públicos, bancos, proveedores, clientes etc.

• En el caso de cambiar de NIF, si la entidad dispone de "Certificado digital" emitido por cualquiera de las Autoridades Certificadoras, deberá solicitar uno NUEVO para utilizarlo a partir del 1 de enero de 2009.

• Las claves que tendrán las nuevas entidades son:

A. Sociedades anónimas.
B. Sociedades de responsabilidad limitada.
C. Sociedades colectivas.
D. Sociedades comanditarias.
E. Comunidades de bienes y herencias yacentes.
F. Sociedades cooperativas.
G. Asociaciones.
H. Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.