Una cena para captar un cliente, desplazarse por unos días a un congreso profesional o a un torneo deportivo para cerrar un trato de la empresa. Son obligaciones de trabajo que, por supuesto, corren por cuenta de la compañía, y sobre cuya facturación nadie duda. Son los conocidos como gastos de representación. Conviene que el empleado que deba realizar un gasto con el fin de representar a su empresa o captar clientes, conserve todas las facturas para evitar malos entendidos.

Una cuestión previa que conviene aclarar es la diferencia entre "gastos de representación" y "gastos de viaje". De hecho, hay muchas personas que suelen confundirlos refiriéndose a unos con el nombre de los otros. Pero hay una clara diferencia entre ambos conceptos desde el punto de vista de la finalidad a la que vaya dirigido el gasto:

• Gastos de viaje: como su propio nombre indica, son los gastos ocasionados por motivo de un viaje de trabajo ordenado por la empresa con la finalidad de cubrir los gastos de manutención, alojamiento o desplazamientos necesarios.
• Gastos de representación: están destinados a representar a la empresa ante clientes o proveedores. Hacen referencia a las relaciones públicas, generalmente llevadas a cabo por los trabajadores, administradores, directivos o altos cargos de la compañía, con intención de recibir un beneficio comercial o empresarial futuro. El objetivo fundamental es mejorar la imagen de la empresa y de los profesionales que en ella trabajan.

Sin embargo, es cierto que en ambos casos se pueden incluir los gastos de comidas, los hoteles o los desplazamientos, motivo por el cual existe tanta confusión.

Parece claro que se incluyen las comidas, los desplazamientos o el alojamiento siempre que se destinen a mejorar la imagen de la empresa y la atención hacia el cliente.

Un gasto de representación es el que cumple condiciones de naturaleza y finalidad que se deben probar en caso de inspección tributaria se consideran gastos de representación deducibles si cumplen unas condiciones de naturaleza y finalidad que la empresa deberá probar en caso de inspección tributaria. De acuerdo con el artículo 14 del Impuesto sobre Sociedades, serían gastos deducibles:

• Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
• Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen con respecto al personal de la empresa.
• Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.
• Los gastos que se hallen correlacionados con los ingresos.

Más concretamente, y teniendo en cuenta esta clasificación, puede decirse que los gastos de representación más habituales son:

• Estancias en hoteles para los clientes.
• Invitaciones a comidas con clientes.
• Asistencia a eventos artísticos, deportivos o culturales.
• Entrega a clientes y proveedores de regalos y obsequios de empresa, participaciones de lotería, etc.

Es frecuente considerar como gastos de representación ciertos gastos que en realidad no lo son. Es muy habitual en las empresas incluir entre los gastos de representación "lo que son en realidad 'liberalidades', gastos no necesarios para la obtención de ingresos, cuya finalidad no es la obtención de beneficios empresariales futuros", como es el caso de los gastos de restaurantes con personas no vinculadas a la empresa, las entradas a conciertos para amistades, gastos de aparcamiento o de desplazamientos, regalos de importe excesivo, etc. En su opinión, "el concepto de 'gasto necesario', incluido en la normativa del impuesto sobre sociedades para determinar la deducibilidad del gasto, es un concepto jurídico indeterminado y ambiguo que, por tanto, permite a cada intérprete darle el sentido que le parece más conveniente".

La gran noticia es que ha salido una sentencia en Cataluña en Septiembre de 2008, que afirma que no es necesario acreditarlos con una factura completa ni individualizada. El Tribunal Superior de Cataluña ha abierto una vía favorable que permitirá a las empresas un amplio margen para acreditar en los tribunales los gastos de representación. En este sentido, los tribunales de Justicia de Cataluña han dado manga ancha en los gastos de representación. Los gastos desembolsados por los directivos en viajes, peajes, cenas o invitaciones pueden ser deducibles fiscalmente de forma amplia en el Impuesto de Sociedades porque no es imprescindible presentar una factura completa ni individualizada.